¿Necesitas digitalizar los documentos de tu empresa? Descubre ahora la importancia y el modo de hacerlo
La digitalización de los documentos significa transformar los documentos físicos en archivos digitales que se gestionan en un entorno virtual.
El proceso ya es una realidad en varias empresas. Al fin y al cabo, la agilidad de los mercados, la gran demanda de información y la necesidad de acceder a los archivos en tiempo real exigen procesos más rápidos y sencillos.
Si hace unos años todavía era necesario contar con algún elemento físico, como disquetes, CDs y pendrives, hoy la digitalización se realiza íntegramente en la nube.
Las empresas de todo el mundo están eliminando el papel con la digitalización de documentos y optimizando los procesos.
Sin embargo, además de entender qué es la digitalización de documentos, es importante saber cómo hacerlo y cuáles son las mejores herramientas para modernizar los archivos. Descubre en este artículo algunos consejos sobre cómo digitalizar la información y cuál es la plataforma ideal.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos?
La digitalización de los documentos es una estrategia importante para gestionar los negocios. El concepto es diferente al de documento digital, creado a partir de un certificado digital y nacido en un entorno virtual.
En el caso de la digitalización, la empresa convierte un archivo que existe de forma analógica – el papel – en un soporte digital.
Al migrar los archivos del papel al formato digital, la empresa facilita la distribución y el acceso a la información, agilizando la rutina de los equipos.
Piensa en una gran sala llena de documentos. La búsqueda de una información concreta puede llevar horas, incluso cuando existen procesos de archivo bien definidos. Cuando los documentos están digitalizados, la búsqueda tarda unos segundos.
¿Escanear o digitalizar?
Al hablar de la digitalización de documentos, mucha gente puede pensar en el escaneo. En otras palabras: hacer una imagen digital de un documento físico. Aunque funciona para compartir virtualmente, este tipo de formato tiene muchas limitaciones.
La digitalización de documentos es un proceso algo más complejo. La idea es ir más allá del escaneo, transformando el archivo de tal manera que pueda ser indexado a algún software para permitir búsquedas de diferentes maneras.
En la práctica, esto significa que el documento gana un código binario con información que será leída e interpretada por los sistemas de gestión.
¿Por qué es importante la digitalización de documentos para la empresa?
Saber cómo escanear documentos es un paso importante en la evolución tecnológica de una empresa.
La transformación digital ha cambiado por completo la rutina de los equipos en las más diversas tareas; la documentación no es una excepción.
Archivos más organizados
La digitalización de los documentos permite un esquema de archivo mucho más organizado y, en consecuencia, eficiente.
Las cajas organizadas, las estanterías y los libros de registro pueden ser sustituidos por carpetas virtuales, identificadas electrónicamente según el objetivo, la actividad relacionada, los clientes o los proveedores.
Aumento de la productividad
Puede que no esté claro, pero la desorganización y el volumen de documentos físicos tienen un alto impacto en la productividad de los empleados.
Con un sistema de gestión de documentos, los equipos pueden invertir el tiempo que dedican a buscar archivos en tareas más estratégicas que marcan la diferencia en los resultados empresariales.
Datos protegidos
La información es el activo más valioso de una empresa. Precisamente por ello es fundamental garantizar la seguridad de los datos que circulan en los documentos.
La digitalización cuenta con elementos que protegen los archivos, además de determinar diferentes niveles de acceso, según el desempeño de cada empleado y la confidencialidad de los documentos.
Reducción de costos
Las empresas que digitalizan sus documentos también tienen un impacto positivo en sus finanzas. Esto se debe a que la conversión a archivos virtuales reduce la demanda de material de oficina, como papel y tintas de impresora, lo que garantiza un mayor ahorro.
Centrarse en la sostenibilidad
También es importante destacar la sostenibilidad. La reducción de papel y otros materiales ayuda a disminuir la eliminación de residuos en la naturaleza, lo que contribuye a reducir el impacto medioambiental de la empresa.
¿Cómo digitalizar los documentos?
Básicamente, la digitalización de documentos se realiza en 4 pasos:
Recopilación de documentos: en primer lugar, hay que hacer un estudio de los documentos existentes. Esta es una etapa que requiere mucha atención.
Clasificación: con los documentos recogidos, es necesario organizarlos según su finalidad/uso y criterios como la fecha o el nombre. Es esencial normalizar la clasificación para que el sistema funcione.
Digitalización: el tercer paso es la digitalización propiamente dicha. Los documentos deben ser escaneados en un orden inteligente y significativo. Es importante prestar atención a la nitidez de los archivos.
Indexación: por último, es el momento de definir los criterios de indexación que funcionarán según los parámetros de la plataforma de digitalización elegida.
Si tienes interés en conocer más acerca de este proceso has clic en el botón de «más información» y un asesor te atenderá de manera personalizada.
